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Formation

Secrétaire médical

Organisme responsable juridiquement de la formation

Le titre de secrétaire médical(e) est une formation certifiante.
Les principales missions du secrétaire médical sont d’assurer un accueil téléphonique et physique des patients, de les orienter dans leurs démarches, de constituer et de suivre leur dossier administratif, de gérer le planning des médecins, la prise de rendez-vous, le courrier de l’équipe médicale et les outils informatiques.
Par ailleurs, la secrétaire médicale dactylographie des publications, participe aux réunions et à leur organisation, transmet des informations et réalise les tâches administratives relatives à la situation des malades, classe et archive les dossiers médicaux. Elle assure la gestion administrative d’un établissement de santé au service d’un professionnel du milieu médical.
Le.la secrétaire médical.e exerce majoritairement ses fonctions dans les types de structures suivantes :
- laboratoires d’analyses médicales
- centres d’examens médicaux
- hôpitaux cliniques
- cabinets de médecine de ville (généralistes ou spécialistes)
- structures sanitaires et sociales publiques, privées ou associatives (maisons de retraite, centres de rééducation, médecine du travail, centres de soins et d’hébergement, structures de la petite enfance etc.)
Il. Elle évolue dans des structures de toutes tailles : du cabinet d’un médecin de ville à une structure hospitalière régionale comptant plusieurs milliers d’agents.

Contenu

- Assurer un accueil téléphonique ou physique du patient, en utilisant un vocabulaire adapté et en tenant compte de son degré d’autonomie (déficience visuelle, déficience auditive, déficience motrice...) pour le faire entrer dans un processus cohérent de prise en charge humaine, administrative, financière et médicale.
- Contrôler l’identité du patient en appliquant les mesures d’identitovigilance en vigueur au sein de la structure médicale afin de garantir le bon soin au bon patient.
- Evaluer le niveau d’urgence médicale de la demande dans la limite de son champ de compétences, en questionnant le patient, dans le respect d’une procédure préétablie par l’équipe de la structure médicale afin d’obtenir les informations permettant de distinguer l’urgence.
- Gérer les situations difficiles (situation d’affluence, de conflit…) en adoptant une posture et un discours adaptés pour désamorcer les tensions.
- Renseigner le patient sur les conditions de prise en charge administrative et financière des actes pour l’accompagner dans ses démarches.
- Programmer les rendez-vous de consultation ou téléconsultation en tenant compte du degré d’urgence, de la pathologie, du type d’intervention/examen afin de répondre au besoin du patient.
- Constituer le dossier médical, en vérifiant et collectant les informations administratives concernant le patient pour assurer la traçabilité du parcours de soins coordonné.
- Retranscrire les informations à caractère médical, à partir de notes écrites du praticien/médecin ou transmises à l’aide d’un logiciel de dictée numérique, en respectant les normes de présentation et en contrôlant sa production avant diffusion, pour garantir une restitution fiable des données médicales auprès du patient et des professionnels de santé concernés.
- Adapter les documents administratifs existants pour assurer la communication à destination d’interlocuteurs externes ou internes (confrères, laboratoires, institutions médicales, autres services internes, etc.).
- Transmettre, dans les délais impartis, le dossier médical du patient aux acteurs médicaux et/ou patients, en respectant la législation relative aux « droits du patient » pour assurer le suivi du parcours de soin.
- Transmettre, dans les délais impartis, les informations médicales aux ayants droits, dans le respect de la législation relative aux "droits du patient", en vérifiant l’identité, la qualité du demandeur et le motif de sa demande afin de fournir une réponse adaptée.
- Tenir à jour le dossier patient pour garantir l’actualisation des informations médicales et administratives.
- Organiser le classement et l’archivage physiques et numériques des dossiers des patients, en veillant à la sécurité et à la confidentialité des données, pour assurer l’accessibilité des informations médicales.
- Effectuer la déclaration des actes médicaux auprès d'organismes spécifiques (CPAM, organismes complémentaires…) en utilisant l’outil de télétransmission pour la prise en charge financ